نصائح أساسية لاختيار برنامج محاسبة الأعمال المثالي

ذا كنت تمتلك شركة ، فمن الضروري أن يكون لديك سجل مناسب للمعاملات للحفاظ على المنظمة في وضع صحي. على عكس الفترة الزمنية التقليدية ، عندما اعتادت الشركات الاحتفاظ بـ "الكتب" للاحتفاظ بالسجلات المالية للمعاملات التنظيمية ، الآن ، حتى الشركات الناشئة يمكنها الاستفادة من برامج المحاسبة المتاحة في السوق. يساعد برنامج المحاسبة على تقليل الأخطاء البشرية في العمليات الحسابية وتوفير الوقت والحصول على رؤى مفيدة لمؤسسة عملك.

يمكن أن يكون وجود برنامج محاسبة أعمال مناسب لتنظيم العمل المحاسبي مصدرًا لجميع المعلومات الأساسية ، ومع ذلك ، فإن اختيار البرنامج المناسب ليس بالمهمة السهلة عندما تكون هناك خيارات متعددة متاحة في السوق. لذلك ، من الضروري للشركات أن تفهم احتياجات العمل لتقييم المنتجات المتوفرة هناك بعناية. لمساعدتك على فهم احتياجات عملك واختيار البرنامج المثالي.

ستوضح الخطوات التالية بالتفصيل ما تحتاج لمعرفته حول البرنامج وعملك إلى البرنامج المناسب لعملك:

1. برامج سهلة الاستخدام

تعد سهولة الاستخدام أحد العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها عند شراء برامج المحاسبة. يوفر برنامج المحاسبة سهل الاستخدام لوحة معلومات للحصول على رؤى مفيدة للوضع المالي لمؤسسة عملك.

ستساعدك رؤية المعاملات النقدية للشركة في الأشهر الحالية والماضية ، والفواتير الواجب دفعها أو الفواتير المستحقة عليك ، وأنشطة المستخدم الأخرى في مكان واحد على معرفة الوضع المالي الحالي للشركة. علاوة على ذلك ، يجب أن يكون برنامجك المفضل أيضًا قادرًا على تبسيط المحاسبة ومسك الدفاتر لتوفير جهودك وجهودك.

2. البرمجيات المستندة إلى السحابة والوصول عبر الهاتف المحمول

مع التكنولوجيا ، تقلصت الحدود وتختار الشركات الانطلاق إلى العالمية. لذلك ، أصبح وجود برنامج محاسبة قائم على السحابة أمرًا مهمًا بطبيعته. ستساعدك المحاسبة المستندة إلى السحابة على الوصول إلى البرامج والبيانات الخاصة بك من أي مكان في العالم على مدار الساعة.

تقدم معظم أنظمة المحاسبة أيضًا تطبيقات للأجهزة المحمولة لمساعدتك على إنجاز المهام الأساسية ومراقبة المعلومات الأساسية أثناء التنقل. تختلف قدرات تطبيق الهاتف المحمول من برنامج إلى آخر ، وبالتالي تحتاج إلى التأكد مما إذا كان برنامجك المفضل يعمل على الأنظمة الأساسية المفضلة لديك أم لا.

3. ميزات المحاسبة الأساسية

يمكن للعديد من الشركات الصغيرة القيام بميزات برامج محاسبة محدودة مثل تتبع الإيرادات والمصروفات ، وإدارة العملاء ، والفواتير ، وتتبع نفقات الأعمال وفقًا لفئات مختلفة ، وإدارة حركات المخزون إلى الداخل إلى الخارج ، والمخزون ، وتسجيل إدخال قسيمة دفتر اليومية ، والهدر ، إلخ. ومع ذلك ، إذا كانت صفقة عملك في أكثر من عدد قليل من المنتجات ، فستحتاج إلى ميزات أخرى لتتبع أنشطتك. تتضمن هذه الأنشطة إدارة حسابات البائعين ، وتتبع المخزون الخاص بك ، وإدارة أوامر الشراء.

4. الأتمتة الموفرة للوقت

الوقت هو المال وامتلاك برنامج يوفر وقتك هو حقًا منقذ للحياة. برنامج يحتوي على ميزة الإعداد لإرسال إعلامات تجاوز تاريخ الاستحقاق تلقائيًا ، وإرسال الفواتير المتكررة ، ومهام حسابات القبض. علاوة على ذلك ، تقترح بعض البرامج أيضًا مطابقات المعاملات لتوفير وقتك من التوفيق بين حساباتك. يجب عليك استخدام البرنامج الذي يناسب احتياجاتك الأساسية على أفضل وجه ، على سبيل المثال ، إذا قدمت تقديرات للعملاء أو عروض أسعار ، فعليك استخدام برنامج يمكنه بسهولة تحويل هذه المستندات إلى فواتير بنقرات قليلة.

5. قم بإنشاء قائمة الحزم الخاصة بك

الآن ، أنت تعرف جميع الميزات الأساسية التي تحتاجها في برنامجك ، والخطوة التالية هي اختيار الخيارات الأكثر جدوى بالنسبة لك. بالطبع ، لا يمكن العثور على برنامج يحتوي على جميع عناصر قائمتك. لذلك ، يُقترح الانتقال مع الخيارات التي تلبي معظم الميزات التي تريدها في برنامجك. الآن ، من المهم التحقق من الآراء والمعلومات التي جمعتها لبرنامجك. انتقل إلى موقع الويب الخاص بالبائع لجمع معلومات مفصلة.

يمكنك أيضًا التحقق من الواجهة والوظائف من خلال جدولة عرض توضيحي. تسمح بعض برامج محاسبة الأعمال بعدد محدود جدًا من أيام الاستخدام ، وبعضها يسمح بعدد محدود من الميزات في الفترة التجريبية. في جميع الحالات ، سوف تكون قادرًا على التحقق مما إذا كان مناسبًا لعملك أم لا. وفي النهاية ، ستكون قادرًا على اختيار برنامج قابل للتطبيق لعملك.

استنتاج

يمكن أن يساعدك العثور على برنامج محاسبة مثالي على توفير الوقت والمال والجهود. لذلك ، يُقترح اتخاذ قرار من خلال النظر في الميزات الضرورية لك والتي تلبي معظم متطلباتك. ومع ذلك ، فأنت بحاجة إلى قبول حقيقة أنه لا يوجد برنامج محاسبة "أفضل" ، ولكن يمكنك اختيار البرنامج الذي يناسب عملك على أفضل وجه.